Events sollen besondere Erlebnisse sein, die nicht zum Alltagsgeschäft gehören. Für viele Menschen handelt es sich dabei um Spiel und Spaß in irgendeiner Form. Diese Events müssen allerdings akribisch geplant, gut durchorganisiert und detailverliebt durchdacht werden. Das ist eine Aufgabe, die eigentlich dem Eventmanager obliegt. So kann er seine kreativen Ideen einbringen, die erforderlichen Schritte bis zur Durchführung planen und bei der Umsetzung federführend gestalten. Ein echtes Erlebnis wird ein Event nur, wenn an alle Eventualitäten gedacht und nichts dem Zufall überlassen wurde. Die eventhungrigen Teilnehmer werden es dem Eventmanager mit mündlicher Werbung danken.

Die erste Idee als zündender Gedanke

Zunächst einmal ist die Idee für ein Event das Wichtigste. Es handelt sich womöglich bereits um ein seit vielen Jahren wiederkehrendes Event, zu dem einfach neue Elemente hinzuentwickelt werden müssen, oder aber es ist ein völlig neues Event. Im ersten Fall müssen die Ideen in das bereits vorhandene Konzept passen. Die gestalterische Freiheit des Eventmanagers ist dadurch vielleicht eingeschränkt. Im zweiten Fall kann die Kreativität voll ausgelebt werden. Es kann gestaltungsfreudig mit vielen Ideen gearbeitet werden, die das Event am Ende zu einem echten Kracher machen sollen. Für den Eventmanager ist dieser kreative Schaffensprozess vielleicht der schönste Teil der Arbeit.

Accessoires können dabei alle eingebracht werden. Vielleicht wird eine bestimmte Dekoration benötigt oder auch andere Detailelemente. Für edle Anlässe kann der Veranstaltungsort mit Gardinen, Stühlen und Tischen ausgestattet oder es können auch tolle wohnzimmer teppiche herangezogen werden. Gerade Wohnzimmer Teppiche können einen Raum in ein besonderes Ambiente tauchen. Davon profitiert nicht nur jeder Haushalt, sondern auch Events erhalten eine angenehm-einladende Atmosphäre.

Planung und Umsetzung der Eventaufgaben

In der Planungsphase werden die Aufgaben akribisch auf das Eventteam verteilt. Jeder Mitarbeiter muss am Ende seinen Part erfüllen und die ihm anvertrauten Aufgaben abarbeiten. Nur dann ist gewährleistet, dass ein Rädchen in das andere greift und Probleme frühzeitig erkannt und aus der Welt geräumt werden können. Die Umsetzung ist schließlich das Event selbst. Mit allen Teilnehmern und Verantwortlichen soll ein schwer zu vergessendes Event entstehen, das noch lange in den Köpfen haften bleibt. Wenn dieses Ziel erreicht wird, hat das Team des Eventmanagers ganze Arbeit geleistet.

Die größten Events können Sportveranstaltungen, Konzerte oder Großveranstaltungen jeder Art im Freien sein. Kompliziert wird die Aufgabe, wenn große Menschenmengen erwartet werden und mit abwechslungsreichen Programm versorgt werden müssen. Hier können einzelne Aufgaben bereits eine Überforderung für den Einzelnen sein. Besser ist es auch hier, kleine Projektteams zu bilden, die dann gemeinsam die Planung und Umsetzung angehen.